Manajemen Waktu Bagi Si Super Sibuk ?

“Sebetulnya pingin sih mengerjakannya, tapi saya nggak ada waktu,”

Sebuah ungkapan yang sering kita dengar bukan? Tidak sedikit dari kita yang masih pontang-panting mengelola waktu. Mulai dari bos, pekerja, pelajar, bahkan ibu rumah tanggapun seringkali mengeluh jika mereka tidak memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan semua pekerjaan.

Manajemen Waktu

Inti dari manajemen waktu adalah menentukan tujuan dan membuat prioritas, mulai dari yang terpenting hingga yang kurang penting. Kemudian membuat rencana waktu untuk bisa memenuhinya. Belajar mengelola waktu sama juga artinya dengan mengelola diri sendiri.

Manajemen waktu ini tidak hanya berlaku untuk urusan kerja, tapi juga untuk liburan atau kegiatan sosial. Dengan pengelolaan waktu yang terencana tidak akan menjadikan kita sebagai si “workoholic”

Bagaimana kita menyikapi waktu?

Individu memiliki kesadaran dan utilisasi waktu yang beragam.. Apa yang kita hasilkan dalam waktu 24 jam tergantung pada motivasi, energi, ketrampilan dan kemampuan kita. Langkah pertama untuk memperbaiki manajemen waktu adalah dengan melihat pola waktu kita sendiri.

Prime Time (Waktu Terbaik)

Prime time adalah saat dimana energi kita berada dalam posisi puncak sehingga kita bisa beraktivitas dengan efisien. Masing-masing indivdidu memiliki ‘jam biologis’ yang berbeda. Ada yang merasa bersemangat dan mengerjakan tugasnya di pagi hari untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Sementara sebagian orang lainnya bangun pagi dan beraktivitas sangat lamban, namun menjadi sangat efisien di siang hari.

Ada juga  yang merasa lebih mudah menyelesaikan pekerjaannya di tengah malam. Gunakan prime time ini untuk melakukan pekerjaan dengan kategori ‘sangat penting’ yang membutuhkan pemikiran dan energi yang besar.

Availability Time (Waktu Senggang)

Di hari-hari tertentu atau di akhir minggu, harus ada waktu yang kita sisihkan untuk berkomunikasi dengan orang-orang di sekitar kita. Misalnya, eksekutif yang super sibuk harus memiliki jadwal untuk bertemu/berkomunikasi dengan staf kantor, manajer, buruh, dan bagian-bagian lain yang ada di bawah pengawasannnya.

Menentukan tujuan 

Hal pertama yang harus kita lakukan untuk mengelola waktu secara efisien adalah dengan menentukan tujuan. Banyak dari kita yang ingin mengerjakan dua hal sekaligus. Poin terpenting adalah kita mempertimbangkannya dengan matang dan menentukan apa yang ingin kita capai. Seteleh menentukan tujuan, tulis.

Jika tidak maka tujuan akan menjadi tidak jelas dan kita tidak pernah tahu pencapaiannya. Dengan menyadari kalau kita tidak bisa mengerjakan semuanya disaat yang bersamaan, maka proyek yang besar dengan jangka waktu yang panjang dapat kita bagi menjadi serangkaian proyek jangka pendek yang dapat diselesaikan satu per satu. Serta memberikan prioritas tertinggi untuk memenuhi deadline. Jika tidak waktu akan berlalu begitu saja dan tidak ada kemajuan yang dibuat.

Bekerja sesuai rencana

Perencanaan waktu tidak selamanya berjalan mulus. Ada saja gangguan dan masalah yang muncul. Namun, perencanaan yang matang akan membantu kita untuk menyelesaikan tugas sehingga terhindar dari stress.

1. Jika sekiranya ada pekerjaan yang akan menyita lebih banyak waktu, pikiran, dan tenaga, rencanakan jauh-jauh hari sebelumnya.

2. Memulai kerja lebih awal sehingga terhindar dari last minute rush

3. Mengerjakan tugas rutin terlebih dahulu sehingga akan ada banyak waktu untuk tugas yang membutuhkan perhatian khusus

Strategi Manajemen Waktu: 

Terlepas dari perencanaan waktu yang dipilih, strategi mengelola waktu bisa jadi sangat membantu, seperti:

1. Buat dan gunakan daftar “To Do” seitap harinya, disusun berdasarkan tingkat kepentingan.

2. Cek catataan dan kalender untuk memastikan tugas yang sudah diselesaikan, appointment, atau jadwal meeting.

3. Gunakan waktu menunggu. Gunakan celah saat menunggu untuk membaca, membalas email atau membuat catatan belanja

4. Menolak ajakan dimana kita memang tidak ada waktu untuk melakukan kegiatan tersebut.

5. Jangan biarkan kegiatan yang tidak ada dalam jadwal mengganggu rencana.

6. Konsentrasi pada satu hal di satu waktu. Curahkan energi dan pikiran untuk tugas tersebut. Abaikan gangguan dan jangan membuang waktu dengan memikirkan semua hal yang harus dikerjakan.

Dengan menggunakan manajemen waktu sebagai alat untuk menentukan tujuan berdasarkan tingkat kepentingan, akan membuat kita bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.